Office Coordinator Part Time - Vitamin Well Group

Vitamin Well Group utvecklar funktionella premiumprodukter inom dryck, snacks och proteinprodukter, framtagna för en modern vardag och konsumtion på språng. I vår portfölj ingår Barebells, NOCCO, NÅBE, Tyngre och Vitamin Well. Med över 750 medarbetare och en omsättning på mer än 10 miljarder kronor finns vi på över 50 marknader, med huvudkontor i Stockholm samt lokala team och partners runt om i världen. Vår tillväxt drivs av att bygga starka varumärken, skapa produkter med kompromisslös smak och tydlig funktionalitet, samt att konsekvent höja nivån inom våra kategorier.

Vi söker en serviceinriktad Office Coordinator på deltid till vårt huvudkontor i Stockholm. Det här är en hands-on roll för dig som ser vad som behöver göras, hugger i där det behövs och trivs med att vara i rörelse under arbetsdagen. Du blir en viktig del av den dagliga driften av vårt kontor och ser till att både produkter, gemensamma ytor och praktiska rutiner fungerar som de ska.

Om rollen

Som Office Coordinator på deltid kommer en stor del av ditt arbete att kretsa kring våra produkter och den praktiska driften av kontoret. Vi tar regelbundet emot större produktleveranser som behöver sorteras och organiseras på vårt lager. Därifrån ser du till att våra produkter fylls på och presenteras på rätt sätt i kylar och andra ytor på kontorets fyra våningar. Arbetet är därför stundvis fysiskt och innebär återkommande lyft och förflyttning av produkter.

Utöver det praktiska arbetet hjälper du tillsammans med teamet till med den löpande kontorsservicen. Det kan handla om att se till att våra gemensamma ytor har det som behövs, förbereda frukost, fika och möten samt hantera enklare administrativa uppgifter. Du ligger steget före, uppmärksammar detaljerna och bidrar till den höga servicenivå och atmosfär av energi, värme och glädje som präglar vår arbetsplats.

Tjänsten omfattar cirka 20 timmar per vecka. Måndagar kl. 07.30–12.00 och tisdagar kl. 10.00–14.00 är fasta arbetspass, då början av veckan är särskilt viktig för påfyllnad och hantering av våra större produktleveranser. Övriga timmar förläggs främst på förmiddagar på torsdagar och fredagar, men kan planeras mer flexibelt utifrån verksamhetens behov. Rollen passar därför bra att kombinera med exempelvis studier, ett annat flexibelt arbete, idrott eller annan sysselsättning.

Dina ansvarsområden inkluderar:

• Ta emot, sortera och organisera produktleveranser samt säkerställa att våra produkter är påfyllda och presenteras på rätt sätt på kontorets fyra våningar.

• Se till att våra gemensamma ytor har det som ska finnas på plats och löpande uppmärksamma vad som behöver fyllas på.

• Förbereda inför möten och interna aktiviteter, exempelvis genom att beställa eller ställa fram frukost, fika och lunch, koordinera bokningar och förbereda konferensrum.

• Hantera enklare administration kopplad till kontoret och våra medarbetare, exempelvis taggar, access och telefoni.

• Tillsammans med teamet ta emot besökare och bidra till att kontoret upplevs som välkomnande och representativt.

Du rapporterar till vår Workplace Manager och arbetar tillsammans med våra två Office Coordinators. Tillsammans stöttar ni flera olika team inom organisationen.

Vem är du

För att lyckas i rollen tror vi att du trivs med en praktisk och serviceinriktad vardag där arbetsuppgifterna varierar. Du är självgående och strukturerad, ser vad som behöver göras och tar ansvar för att det blir gjort. Samtidigt är du en lagspelare som samarbetar väl med andra och kan anpassa dig efter dagens behov.

Vi tror att du har:

• Ett prestigelöst och handlingskraftigt arbetssätt – du tar gärna tag i praktiska uppgifter, stora som små.

• Ett gott öga för detaljer och en känsla för vad som krävs för att hålla en hög servicenivå.

• Förmåga att planera, prioritera och följa upp flera uppgifter parallellt.

• God digital vana och förmåga att snabbt sätta dig in i nya system och verktyg.

• Förmåga att kommunicera professionellt på både svenska och engelska, i tal och skrift.

Det är meriterande om du har erfarenhet från en serviceinriktad roll, exempelvis inom reception, hotell, restaurang, butik eller liknande.

Ansökan

Sista ansökningsdag: 23 oktober 2026

Vi går igenom ansökningar löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdagen. Ett CV ger oss bäst underlag för utvärdering – komplettera gärna med LinkedIn, men låt det inte stå för sig själv.

Att jobba hos oss

På Vitamin Well Group är vi övertygade om att en riktigt bra arbetsplats bidrar till riktigt bra produkter. Vi är över 750 medarbetare världen över, där alla spelar en viktig roll i hur vi bygger våra varumärken, utvecklar våra produkter och driver verksamheten framåt. Våra värderingar – innovation, courage, drive and responsibility – präglar vårt arbete tillsammans och hur vi gör affärer.

Våra funktioner och marknader arbetar aktivt tillsammans med att bygga våra varumärken, utveckla våra produkter och erbjuda dem till konsumenter runt om i världen. Vi har en ”office first”-princip, eftersom vi tror att de bästa idéerna växer fram när människor möts, delar tankar, bygger relationer och tar ansvar.

Att främja en aktiv livsstil är en del av vår kultur. Våra medarbetare kan delta i löpklubbar, gruppträningar och sportevenemang för olika intressen och träningsnivåer. I takt med att vi fortsätter växa vill vi bidra positivt genom att minska vårt miljöavtryck, främja aktiva och hälsosamma livsstilar och agera ansvarsfullt genom hela vår värdekedja.

Som en del av rekryteringsprocessen kan vi komma att be dig genomföra ett personlighetstest samt ett test som mäter logisk slutledningsförmåga. Syftet med testerna är att på ett så objektivt sätt som möjligt utvärdera kandidater och identifiera bästa möjliga matchning mot rollen. Testerna är baserade på gedigen forskning och tas genom vår partner.